Как я перевел свой бизнес на «удаленку»: откровения руководителя IT-компании

До 2019 года я был сторонником “иметь все свое”. У нас был свой сервер для 1С, своя АТС, я предпочитал покупать программы, а не брать их в аренду. Пандемия поменяла мое мнение. И сейчас я могу сказать, что я сильно ошибался. А моя ошибочная позиция сильно тормозила развитие компании.

Как я пришел к этому пониманию?

У меня IT-компания, занимается разработкой и сопровождением программ на базе 1С - 1С:Франчайзи. В конце 2019 года началась пандемия, и мы были вынуждены уйти на удаленку в сжатые сроки - буквально за 3 дня.

Вы скажете, конечно, программисту нет особой разницы где писать код. Дома даже удобнее. Там все организовано так, как ты хочешь. Но оказалось всем остальным службам работать из дома тоже не составляет каких-то проблем.

1и.png

Что мы сделали?

Компьютеры. Организовали удаленное подключение сотрудников к офису из дома. Сотрудники через удаленный рабочий стол подключались к своим рабочим местам и работали также, как и в офисе. Часть сотрудников забрала компьютеры домой (у кого-то не было свободных компьютеров, кто-то просто захотел офисный).
Телефоны. Настроили нашу АТС так, чтобы сотрудник звонил через нашу АТС из дома. ДА, так можно. IP-телефония позволяет это легко. Нужны лишь наушники с микрофоном, которые стоят от 500р. На компьютер ставиться специальная программа (мы использовали microsip), АТС настраивается, чтобы никто кроме вас не мог звонить извне. Все готово. Вы и ваш сотрудник с любого места на планете звонит так, как он делал это в офисе. Клиенту поступает звонок с привычного нашего офисного номера. Собеседник даже не подозревает, где может находится сотрудник в этот момент. Таким же образом и клиенты звонят на наш номер, а сотрудник и их принимают.
Коммуникации. Как настроить взаимодействие сотрудников, если каждый сидит у себя дома? Для себя мы решили эту проблему через Bitrix24. Там есть возможность создавать групповые чаты, писать личные сообщения, создавать задачи. Битрикс мы использовали давно. Но то же самое можно сделать через: мессенджер - telegram или viber, например. На самом деле мы и до этого мало общались голосом. Письменное общение имеет свои преимущества. Пропадает проблема “а я говорил”, а кто-то забыл или не услышал. Теперь говорил – значит, осталась переписка. Если забыл, всегда можно найти старую переписку и освежить воспоминания.
Собрания. 2 раза в неделю у нас были очные собрания. На них мы обсуждали состояния дел в компании и с клиентами. Некие такие SCRUM-собрания. Их заменили собрания в ZOOM. ZOOM позволяет проводить бесплатные собрания длительностью до 40 минут. И это отлично. Стимулирует не лить воду, говорить по делу, “не уходить в сторону”.
Обмен документами. Изначально, это была основная проблема – как быть с бумажными документами с подписью и печатью, если работаем из дома. Менеджерам даже пришлось забрать принтеры домой. Но где-то за месяц мы договорились с большинством клиентов работать через ЭДО. Да, пришлось самостоятельно некоторым настроить ЭДО, кто-то вообще наотрез отказывается от электронных документов. Сейчас таких клиентов немного, менеджеры выезжают в офис на несколько дней. Готовят документы и отправляют курьером.

Первое время было сложно, непривычно, была некоторая «ломка». Наметилась “расслабуха”. Но она быстро прошла. Это связано с тем, что не все сотрудники нормально воспринимают удаленку. Кому-то нужно больше личного общения. Кто-то не может себя организовать без постоянного контроля. Кому-то не получается наладить домашний быт так, чтобы он не мешал работе. В этот период кто-то уволился, а кого-то пришлось “попросить”. Тем не менее люди, способные работать, ответственные могут работать и в офисе, и на удаленке.

Плюсы офиса на «удаленке»

Вот уже 2 года мы продолжаем работать удаленно, и я могу сказать, какие плюсы от такого формата работы я выделяю:

Сократилась потребность в помещении. Сейчас в офисе стоят только столы с компьютерами, за которыми работают сотрудники удаленно. Их мы составили более компактно. Это позволило отказаться от одного помещения. Даже если часть сотрудников вернется на работу в офис, это не создаст неудобств.
Возможность работать из любого места. Сотрудник может находится, где угодно, где ему комфортно работать. Я с удивлением узнал, что один из сотрудников уже несколько месяцев живет в другом городе. Я этого не заметил. И никаких неудобств это не доставило, где бы он не был. Он подключается к офисному компьютеру и АТС и работает.
Расширились возможности найма сотрудников. Нам легче стало нанимать сотрудников. Нет никаких проблем нанимать сотрудников из других городов. Сотрудницы с малолетними детьми охотнее выбирают удаленную работу. Да и сотрудники могут выходить из декрета раньше.
Облачная АТС: дешевле, проще и нет проблем с техподдержкой. Мы полностью отказались от “своей” АТС. У нас в офисе была IP АТС. И постоянно возникала мысль, если она сломается, то что? Нужно кому-то знать, как она работает, как ее включить или добавить нового абонента. Все эти вопросы мы решили, когда ушли в облачную АТС. Мы выбрали zadarma.com. Мне понравилась простота настройки и небольшая цена, почти мгновенная техподдержка (это не реклама). Подобных облачных АТС очень много. Теперь проблемы работы АТС – это проблемы техподдержки zadarma.com. И даже, если она вдруг перестанет работать, перейти на другую облачную АТС очень просто. Максимум на это уйдет 1 рабочий день.
Облачная АТС обходится дешевле. У облачных АТС есть полезные функции. Можно звонить с мобильного телефона через облачную АТС. Также мне понравилась функция распознавания речи. Она позволяет переводить разговор в текст. Это очень удобно для фиксации разговора в CRM. Сейчас менеджер каждое общение с клиентом описывает в CRM, эта необходимость отпадет, АТС сама будет передавать текст в нашу CRM.
Облачный сервер. Наш сервер пока остается в офисе, но как только начнет не хватать его производительности, я арендую облачный сервер (уйду в облака). Многие наши клиенты уже используют 1С в облаке или арендуют облачные сервера.
Пропала необходимость в штатном системном администраторе. Я полностью отказался от штатного системного администратора. АТС в облаке – ее сопровождает техподдержка. В офисе остался маршрутизатор, коммутатор и компьютеры сотрудников. Компьютеры сотрудников новые (ломаются они сейчас очень редко). Оказалось, что намного выгоднее работать с аутсорсерами тогда, когда это необходимо.
Легко расширять штат. Раньше нужно было думать, а хватит ли места в офисе, а куда его посадить. Нужно было купить мебель, компьютер, телефон. Возможно, взять в аренду новое помещение, протянуть сеть. Сейчас нужно только купить новый компьютер с наушниками.
У сотрудника есть выбор, где ему комфортнее работать. Сотрудник сам организует свое рабочее пространство, как он хочет. В одном и том же помещении кому-то жарко, а кому-то холодно, кому-то мало света, кому-то много света. На удаленке этой проблемы нет. Но и запрета на работу в офисе тоже нет. Неудобно работать дома, пожалуйста, в офис.
Экономия времени. Высвободилось 1,5-2 часа на дорогу с работы/на работу. Каждое утро рабочего дня меня ждала пробка, начинающаяся прямо перед моим домом. Вечером было то же самое. И многие сотрудники испытывали такие же проблемы. Сейчас такой проблемы нет. Да, нужно иногда ездить в офис, но это необязательно делать в час пик. Сейчас я встаю в 8:00 и легко успеваю подготовиться к работе. В 18:00 рабочий день закончен, а через 30 минут можно быть, где угодно (на собрании в школе, в спортзале, на концерте, в баре…)
Легче привлекать иногородних клиентов. Клиенту, работающему на удаленке все равно, в каком городе находится поставщик услуг. Вся работа производится удаленно. Теперь наши клиенты по всей России.

«Ложка дегтя» или минусы

Нехватка личного общения. И с этим будем что-то делать. Хотя бы иногда нужно лично встречаться.
Страдает организованность и сосредоточенность. Не все сотрудники могут себя организовать дома. Мешают домашние, которые считают: ты дома, значит, ты не работаешь. Бывает дома сложно выполнять рабочие задачи, т.к. больше соблазнов и поводов отвлечься.
Отсутствие контроля за собой. Стал меньше за собой следить. Многие месяцы ходить просто некуда было. Поэтому стал меньше покупать одежды, реже бриться и т.д. Тут нужно как-то уметь себя организовать.
Снизилась активность. Стало меньше движений, как следствие набор веса. При удаленной работе ходить никуда не надо. Даже обед – это теперь поход от компьютера до кухни и обратно. Поэтому потребность в занятиях спортом возросла.
Зависимость от стабильной подачи электроэнергии и интернета. Любое отключение интернета или электричества дома останавливает работу. Последний год почему-то часто стали отключать электричество у нас в городе. А отключение электричества или интернета в офисе отключает работу всех сотрудников разом.
Стерлась грань между работой и домом. Непонятно, когда начался твой рабочий день, когда он закончился. Раньше сама поездка на работу настраивала на рабочий день. Поездка с работы возвращала домой. Хотя у меня эта грань стерлась еще лет 20 назад. А перейдя на удаленку, я стал замечать, что многие сотрудники после окончания рабочего дня работают и в выходные работают, и в праздники работают. Но я никого не просил остаться доделать или выйти дополнительно. В офисе это были единичные случаи, а на удаленке чуть ли не постоянно. Вы скажете, что это же хорошо. Но я уверен, это прямой путь к выгоранию.

Подводя черту:

Переход на работу в режиме удаленного офиса существенно снижает затраты компании и делает ее гибче. Да ей сложнее управлять. Но пока для меня удаленный режим более предпочтителен. Вряд ли по окончании пандемии мы вернемся в офис на 100%. Скорее это будет гибридный вариант. Или часть сотрудников будет работать в офисе, а часть удаленно, часть недели будет рабочей в офисе. При этом вряд ли стоит отказываться полностью от офиса. Все-таки встречи с клиентами и соискателями бывают и в офисе. Решение переходить ли на удаленный режим работы всегда остается за вами, но такая работа возможна, а порою более выгода и удобна.

Как я перевел свой бизнес на «удаленку»: откровения руководителя IT-компании